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System Department Coordinator (Expression Of Interest)

Identificación laboral 10132838 Ubicación Bombay, India Compañía Industrial Light & Magic Fecha de publicación Sep. 30, 2025
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Detalles del empleo:

The youngest of all of the ILM studios, the Mumbai studio leverages the expertise and technological know-how developed over 40 years at Industrial Light & Magic combined with the top artists and technicians in the region. Knowledge and culture flow freely between the company’s five studios and the global team shares tools and workflow allowing for seamless teamwork on all joint projects. 

As we grow ILM Mumbai, we are seeking a System Department Coordinator to join the team and be a part of this exciting opportunity. 

The System Department Coordinator is responsible for providing administrative assistance to the Leadership members of the Systems teams and the Systems IT and MSE Departments. Coordinates and facilitates purchasing for IT & MSE departments. Coordinates coverage and plans for technical maintenance. Manages special projects.


 

Primary Responsibilities:

Administrative/Departmental Duties

  • Sets up, coordinates and publishes notes for IT and MSE meetings.

  • Coordinates Systems department meetings including booking meetings, tracking invites and publishing notes. 

  • Attends planning meetings with other departments when necessary.

  • Coordinates weekly on-call and after hours assistance for appropriate departments.

  • Track vacation and out of office requests for Systems departments.

  • Onboards new hires and trains new staff on dept operations

  • Manages office and administrative supplies for department

  • Coordinates and tracks requests from the Finance department including (but not limited to): expense reports, purchase requests, capital expense reports, petty cash, and check requests.

  • Hands on experience on Ticketing tools like (Jira, Zendesk etc)

  • Good to have basic knowledge\experience of IT infrastructure (Data Center\Storage\Network\Virtualization)

  • Hands on Experience in Windows\Linux OS

Special Projects or Events

  • Provides operational assistance for simple projects or events as needed.

  • Assists with preparation and execution of project or event logistics.

  • Coordinates and schedules service outages for maintenance and repair with engineering and production departments; communicate any planned outages with staff and production.

  • Assist the technical project manager(s) with project and task tracking.





 

Education / Experience:

  • Minimum 2-3 years of administrative or coordination experience in a technology or entertainment industry

  • Demonstrates exceptional customer service and social skills with confident, independent judgment.

  • Demonstrates consistency in accuracy and attention to detail.

  • Experience working with and comprehending IT and / or theatrical terminology and the production environment preferred

Required Skills / Technical Competencies:

  • Proficiency with Google apps, Microsoft Office, Keynote, Powerpoint, Quicktime and similar programs.

  • Familiarity with document sharing programs.

  • Demonstrates strong written and verbal communication skills; the ability to handle multiple tasks simultaneously and to work in a fast-paced, dynamic environment.

  • Proven ability to provide coordination and troubleshooting in a fast paced environment.

  • Demonstrated ability to handle confidential and classified information in a discreet, diplomatic, and professional manner.

  • Knowledge of Feature Production, VFX, Media/Editorial or IT environments a plus



 

This position is with Lucasfilm Entertainment Company Ltd. LLC, which is part of a business segment we call Industrial Light & Magic.

Lucasfilm Entertainment Company Ltd. LLC is an equal opportunity employer. Applicants will receive consideration for employment without regard to age, race, colour, religion or belief, sex, nationality, ethnic or national origin, sexual orientation, gender reassignment, marital or civil partner status, disability or pregnancy or maternity. Disney fosters a business culture where ideas and decisions from all people help us grow, innovate, create the best stories and be relevant in a rapidly changing world.

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Acerca de Industrial Light & Magic:

Fundado en 1975 por George Lucas, ILM es la instalación de efectos líder en el mundo, que presta servicio a las industrias cinematográfica, de producción comercial y de atracción. ILM ha creado efectos visuales para más de 325 largometrajes y ha jugado un papel clave en siete de los 10 éxitos mundiales de taquilla más importantes de todos los tiempos y ha contribuido en 25 de los 50 mejores. ILM ha establecido el estándar para los efectos visuales, creando algunas de las imágenes más impresionantes de la historia del cine. A la vanguardia de la revolución digital, la compañía continúa abriendo nuevos caminos en efectos visuales, realidad virtual, realidad aumentada y cine inmersivo.

Acerca de The Walt Disney Company:

The Walt Disney Company, junto con sus subsidiarias y afiliadas, es una empresa internacional diversificada líder en entretenimiento familiar y medios de comunicación que incluye tres segmentos comerciales principales: Disney Entertainment, ESPN y Disney Experiences. Desde sus humildes comienzos como estudio de dibujos animados en la década de 1920 hasta su reconocido nombre en la industria del entretenimiento en la actualidad, Disney continúa con orgullo su legado de crear historias y experiencias de clase mundial para toda la familia. Las historias, los personajes y las experiencias de Disney llegan a consumidores e invitados de todos los rincones del mundo. Con operaciones en más de 40 países, nuestros empleados y miembros del elenco trabajan juntos para crear experiencias de entretenimiento que sean apreciadas a nivel local y global.

Este puesto es en UTV Software Communications Private Ltd, que forma parte de una empresa comercial que denominamos Industrial Light & Magic.

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