Event Solutions Coordinator
Résumé du poste:
About the Role & Team
We are seeking an Event Solutions Coordinator to join the Event Solutions team! In this role, you will collaborate with Disney Destinations, Sales, and Marketing teams at Walt Disney World, Disneyland, Disney Cruise Line, and Aulani, A Disney Resort & Spa to fulfill reservations for events that showcase the Disney Brand, our unique and innovative experiences, products, and services. You will support events for key partners including Public Relations, Sales, Merchandise, Disney Institute, and Contest Winners by providing outstanding “one-stop” service for their attendees.
The Event Solutions Coordinator supports the Event Manager by performing a variety of tasks related to planning and logistics or servicing reservations for individual clients/guests. You will work with our team to achieve overall objectives as well as have individual projects.
You will report to the Group Event Systems Manager. This is a full-time, hourly role located in Lake Buena Vista, FL.
What You Will Do
Actively review all project timelines to ensure that the overall event objectives are met.
Own the end-to-end registration process including creating and updating guest profiles in the Guest Service Suite system, monitoring RSVP reports, and booking travel arrangements and resort reservations.
Provide internal communication items such as meeting minutes, event updates and overviews, action plans, budgets, timelines, merchandise counts, executive summaries, demographic reports, Standard Operating Guide (SOG), training materials, etc.
Prepare and distribute event communication pieces including Save the Dates, Invitations, Resort/Travel Confirmations, Welcome Packages, name badges, amenities, etc.
Abide by all guidelines and complete all steps related to asset receipt, distribution, reconciliation, and return.
Provide Guest assistance via phone and email, across multiple incoming phone lines and mailboxes.
Coordinate Event Hospitality Desk and on-site check-in locations.
Process and post guest and voucher payments, monitor balances and build guest invoices, create usage fee reports, track partner billing information, create final event revenue reports, and conduct monthly reconciliation across all accounts.
Input and process credit cards for merchandise transactions and confirm payment receipts.
Order updates for returned or canceled items.
Order & distribute ticket media and parking passes.
Required Qualifications & Skills
Understands the event process and key internal and functional responsibilities.
Ability to work in a fast-paced, dynamic environment, balancing multiple projects with varying priorities and timelines.
Provides high-quality guest and internal partner interaction by delivering a positive experience using Disney standards of quality.
Supports the development and delivery of events that are major resort initiatives while collaborating with the Event Manager.
Demonstrates strong organizational skills with attention to detail and ability to prioritize.
Willingness to work evenings, nights, and weekends as needed.
Proficiency in Microsoft Office (Excel, Word, PowerPoint).
Ability to handle confidential information.
Prior experience in the Hospitality industry.
Preferred Qualifications
Proficiency in Disney Systems experience (Guest Service Suite, Dreams, Lilo, Travel Box, Concur, EventsWithDisney, Knowledge, Siebel) preferred.
Education
High School Diploma or equivalent is required.
Bachelor's Degree or related experience in Event Planning is preferred.
Additional Information
Benefits and Perks: Disney offers a rewards package to help you live your best life. This includes health and savings benefits, educational opportunities and special extras that only Disney can provide. Learn more about our benefits and perks at https://jobs.disneycareers.com/benefits.
À propos de Walt Disney World Resort:
Depuis son ouverture en 1971, le Walt Disney World Resort a créé des souvenirs inoubliables pour de nombreux enfants et leurs familles. Aujourd’hui, des centaines de millions d’invités du monde entier se rendent dans cet endroit magique pour profiter de vacances Disney. En associant créativité, innovation et technologie, le centre de vacances plonge les invités dans les contes classiques de Disney et dans de nouveaux genres de divertissement en famille. S’appuyant sur une tradition riche de contes, les cast members de Walt Disney World Resort donnent vie à la magie de Disney en accordant une attention particulière aux détails et en offrant aux invités un service supérieur.
Sur The Walt Disney Company:
The Walt Disney Company, ainsi que ses filiales et sociétés affiliées, forme l’une des principales entreprises internationales diversifiées de divertissement familial et de médias. Elle comprend trois secteurs d'activités essentiels : Disney Entertainment, ESPN et Disney Experiences. Depuis ses modestes débuts en tant que studio de dessins animés dans les années 1920 jusqu’à son statut de référence actuel dans le secteur du divertissement, Disney poursuit fièrement sa tradition de création d’histoires et d’expériences exceptionnelles pour tous les membres de la famille. Les histoires, les personnages et les expériences de Disney touchent les consommateurs et les visiteurs du monde entier. À travers nos activités présentes dans plus de 40 pays, nos employés et cast members collaborent pour créer des expériences de divertissement appréciées à la fois au niveau universel et local.
Le poste est rattaché à Disney Destinations, LLC qui fait partie d’une entreprise que nous appelons Walt Disney World Resort.
Disney Destinations, LLC est un employeur qui souscrit au principe d’égalité des chances à l’emploi. Les candidat(e)s seront pris(es) en considération pour un emploi sans distinction de race, de religion, de couleur, de sexe, d’orientation sexuelle, de genre, d’identité de genre, d’expression de genre, d’origine nationale, d’ascendance, d’âge, d’état matrimonial, de statut militaire ou d’ancien combattant, d’état de santé, d’informations génétiques ou de handicap, ou de tout autre motif interdit par la loi fédérale, étatique ou locale. Disney défend un environnement commercial où les idées et décisions de tous et toutes nous aident à grandir, innover, créer les meilleures histoires et être pertinents dans un monde en évolution constante.
AMÉNAGEMENT POUR LES PERSONNES EN SITUATION DE HANDICAP POUR LES CANDIDATURES
The Walt Disney Company and its Affiliated Companies are Equal Employment Opportunity employers and welcome all job seekers including individuals with disabilities and veterans with disabilities. If you have a disability and believe you need a reasonable accommodation in order to search for a job opening or apply for a position, visit the Disney candidate disability accommodations FAQs. We will only respond to those requests that are related to the accessibility of the online application system due to a disability.
Des problèmes techniques ? Consultez la FAQ pour obtenir de l’aide.
Processus de recrutement
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Où commence votre histoire ?
Explorez le blog Carrières Disney et La vie chez Disney pour en savoir plus sur toutes les opportunités incroyables qui s’offrent à vous chez The Walt Disney Company.
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Faites partie de l’histoire
Il existe de nombreuses marques et entreprises différentes à découvrir. Une fois que vous aurez trouvé l’opportunité qui vous convient, passez à l’étape suivante en soumettant votre candidature.
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Le chapitre suivant
Une fois que vous aurez postulé, vous recevrez un e-mail vous permettant d’accéder à votre tableau de bord de candidat. Créez votre connexion et assurez-vous de vérifier votre tableau de bord fréquemment pour voir la progression de votre application.
Explorer cet emplacement Lake Buena Vista, Floride
Le lac Buena Vista abrite le complexe de vente au détail, de restauration et de divertissement Disney Springs. Le parc aquatique Typhoon Lagoon de Disney, le terrain de golf Lake Buena Vista de Disney et plusieurs complexes hôteliers sont situés dans l’enceinte de la ville.
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